Spisová služba

Elektronická spisová služba: Moderní řešení pro vaši organizaci

Vstupte do digitální éry s elektronickou spisovou službou (eSSL) – klíčovým nástrojem pro efektivní správu dokumentů a informací. Naše řešení plně reflektuje aktuální legislativní požadavky a je navrženo tak, aby zrychlilo, zabezpečilo a zjednodušilo veškeré procesy spojené se správou dokumentace v organizaci.

Nedílná součást digitální transformace

Elektronická spisová služba poskytuje kompletní správu životního cyklu dokumentů – od vzniku, přijímání, evidence a třídění, přes schvalování až po archivaci a skartaci. Samozřejmostí je podpora práce s analogovými i digitálními dokumenty v plném souladu s právními normami.

Pro koho je elektronická spisová služba určena?

Veřejná správa – úřady státní správy, města, obce, kraje
Školství – školy, univerzity, školská zařízení
Zdravotnictví – nemocnice, kliniky, zdravotnická zařízení
Příspěvkové a kulturní organizace – knihovny, muzea, archivy, vědecké a výzkumné instituce
Firemní sektor – větší podniky, holdingy i menší společnosti s potřebou systematické a bezpečné správy dokumentů

Legislativní aktuálnost a připravenost na atestace

Systém je kontinuálně aktualizován podle znění Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).
Komplexní framework umožňuje plnit veškeré aktuální i budoucí legislativní požadavky – zejména dle zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky 259/2012 Sb.
Naše řešení je připraveno na zahájení a úspěšné absolvování atestačního procesu dle §69e.

„Vyhněte se zbytečným papírovým omylům. S námi budete připraveni na inspekci i na výzvy digitalizované veřejné správy.“

Vybrané funkce a přínosy

Evidence a správa dokumentů i spisů: Přehledná evidence, třídění, správa životního cyklu dokumentů a spisů.
Elektronická podatelna a výpravna: Efektivní příjem, zpracování a odesílání datových i e-mailových zpráv.
Digitální podepisování přímo v aplikaci: Bezpečné a plně integrované podepisování dokumentů s dlouhodobou archivací dle standardů.
Schvalovací workflow a automatizace: Podpora schvalovacích procesů, delegace úkolů i automatizace rutinních činností.
Verzování a správa metadat: Každá verze i historie změn je evidována včetně detailního auditního protokolu.
Fulltextové a pokročilé vyhledávání: Okamžité dohledání informací včetně možností filtrace nad metadaty.
Podpora převodů a konverzí: Automatizované převody do výstupních formátů (PDF/A), konverze z moci úřední.
Skartační režimy a bezpečná archivace: Plně řízené skartační procesy a dlouhodobé uložení dokumentů v souladu s legislativou.
Integrace na klíčové registry a systémy: Propojení s ISDS, CzechPOINT, základními registry a dalšími důležitými externími aplikacemi.
Monitoring, reporty a logování: Transparentní provoz díky monitoringu operací, notifikacím a podrobnému logování.
Uživatelská přívětivost a škálovatelnost: Intuitivní rozhraní vhodné pro malé i rozsáhlé organizace, snadné přizpůsobení individuálním potřebám.

Naše elektronická spisová služba je neustále modernizována nejen s ohledem na legislativní požadavky, ale také s cílem zajistit pohodlné, intuitivní a efektivní prostředí pro každodenní práci uživatelů.

Výhody pro vaši organizaci

Zrychlení a zjednodušení agend: Elektronická správa znamená méně papíru, vyšší efektivitu a lepší přehled o všech procesech.
Jistota v oblasti legislativy: Vždy v souladu s aktuálními právními požadavky, připraveno na atestace dle Národního standardu (NSESSS).
Snížení rizika chyb: Automatizované hlídání důležitých termínů a povinností, kontrola správnosti, auditovatelnost všech úkonů.
Bezpečnost a ochrana dat: Pravidelné bezpečnostní audity, víceúrovňová autorizace přístupu a plně auditní transakční protokol.
Škálovatelnost a flexibilita: Vhodné pro malé, střední i velké organizace včetně komplexních implementací u korporací a institucí s vysokými nároky.

Umělá inteligence – chytrý asistent nové generace

Nejenže držíme krok s dobou, ale udáváme i směr inovací.

AI asistent umožňuje nad vytěženými daty z dokumentů rychle, chytře a bezpečně vyhledávat souvislosti či tvořit výstupy.
Využití lokálního AI modelu znamená naprostou bezpečnost dat, bez rizika jejich úniku mimo infrastrukturu organizace.
AI pomáhá s návrhy operací, dohledem nad procesy a upozorňováním na důležité skutečnosti přímo v prostředí aplikace.

Digitalizace bez bariér – napojení na klíčové systémy

Naše spisová služba je otevřená kvalitní a bezpečné integraci s externími systémy i aplikacemi. Dokládají to desítky úspěšných implementací a konektorů:

ISDS (datové schránky)
CzechPOINT, autorizovaná konverze
Základní registry (ROB, ROS, RUAIN)
Externí Validační služby
Nemocniční a zdravotnické informační systémy (včetně napojení na NIS, pacientské registry a identitní služby)
ERP systémy, účtárny, HR systémy
E-mailové a poštovní servery (Outlook plugin, SMTP/IMAP/POP3)
REST a SOAP API konektory pro další agendové či specializované aplikace

Umíme se přizpůsobit náročným integračním scénářům i prostředí s vysokými bezpečnostními a provozními požadavky.

Naše odbornost v praxi

Ověřené řešení z implementací ve velkých firmách, zdravotnických zařízeních i institucích veřejné správy.
Známe požadavky legislativy i každodenní provozní potřeby uživatelů.
Vývoj vedeme v úzké spolupráci s klienty a agilně reagujeme na změny v oboru.

Nejčastější otázky (FAQ)

Co je potřeba pro úspěšné zavedení systému?
Stačí určit zodpovědné osoby a projít vstupním školením. Systém je intuitivní i pro méně zkušené uživatele.
Lze systém dále rozšiřovat?
Ano, řešení je modulární a umožňuje nasazení pokročilých funkcionalit dle růstu potřeb (AI asistent, digitální podepisování, specializovaná workflow aj.).
Je služba vhodná i pro menší subjekty nebo neziskové organizace?
Ano, existují varianty pro různé velikosti i typy organizací, včetně „lite“ a cloudových možností.
Jak je zajištěna bezpečnost a ochrana dat?
Provoz je podložen pravidelnými audity, šifrováním, víceúrovňovou autorizací i přísným oddělením dat mezi zákazníky. AI běží pouze v rámci vlastní infrastruktury.

Ukázky aplikace

Chcete vidět, jak naše elektronická spisová služba funguje v praxi?
Připravili jsme živé ukázky uživatelského rozhraní a konkrétních činností, které jsou pro váš provoz klíčové.
Rádi vám předvedeme práci s dokumenty, workflow, digitální podepisování, využití AI asistenta či ukázky propojení s dalšími systémy.
Můžeme nabídnout testovací prostředí, kde si sami